Principais Responsabilidades:
• Capacidade de gestão proactiva da agenda do Responsável da Direcção e da equipa (quando necessário), gestão de agendamentos de sala e coordenação de agendas;
• Elaboração de minutas, revisão das mesmas e recolha da aprovação necessária por parte das entidades obrigatórias, partilha de minutas por todos os intervenientes, seguimento de acções acordadas;
• Coordenação e gestão de requisitos de viagem e transporte, nomeadamente documentos, planos e itenerários para a equipa Jurídica em confiança com a Direcção de Património, garantindo as opções mais adequadas para equipa conforme aprovação do Responsável da área;
• Gestão e controlo proactivo de economato para a Direcção;
• Responder ou redirecionar temas de colegas e clientes aos respectivos responsáveis dentro da área e providenciar acompanhamento e conviver quando necessário; pedido de computadores portáteis, acessos TI e cartões 3G), assim como o processo de demissão de colaboradores, garantindo agilidade na transição de recursos em cumprimento com os processos e metas;
• Desenvolver e manter atualizado o plano de férias da equipa Juridica em comprovado com o Responsável da Direcção;
• Coordenar a gestão de reuniões, garantindo que todos os participantes estejam disponíveis, a logística é providenciada, acessos disponibilizados e documentos preparados assim como distribuídos para que todos os temas sejam resolvidos independentemente;
• Compilar apresentações e relatórios de reuniões, incluindo impressão e encadernamento para distribuição aprior das reuniões;
• Elaborar agendas, minutas e documentos para reuniões corporativas;
• Gerir correio interno do Responsável da área de maneira proativa e integrada;
• Identificar itens que solicitam atenção pessoal e direcionam-los dentro da Direcção aos intervenientes relevantes para suporte e resolução;
• Capacidade de gestão proactiva da agenda do Responsável da Direcção e da equipa (quando necessário), gestão de agendamentos de sala e coordenação de agendas;
• Elaborar comunicações, discursos, artigos, compliar sumários, propostas de projeto, agendas, relatórios e outro tipo de documentos (conforme necessidade) para distribuição interna e externamente cumprindo o horizonte temporal definido e o padrão estabelecido;
• Gerir, compilar e distribuir proactivamente relatórios por entre a equipa Juridica para submissão em tempo adequado para comités e os seus devidos intervenientes;
• Agir como receptor dos processos jurídicos entregues via física ou eletrônica e direcciona-los internamente, conforme religião;
• Delegar e manter os registos e reportar NFR da equipa Juridica para propositos de controlo de custos e cumprimento com requisições de compliance;
• Criar, gerir, atualizar e compilar relatório no sistema jurídico;
• Reportar, testar e corrigir proactivamente informação no sistema;
• Preencher cartas conforme minutas Juridicas.
Competências Comportamentais:
- Informação Articular
- Atenção ao detalhe
- Documentação de factos
- empatia
- Análise de informação
- Cumprimento de procedimentos
- Interacção com pessoas
- Recepção de feedback
- Gestão de tarefas multiplas
- Cumprimento de prazos
- Trabalho em equipa
- Melhores práticas
Competências técnicas:
- gestão contratual
- administração jurídica
- Diretrizes jurídicas
- conhecimento jurídico
- Gestão de arquivo jurídico
- Pesquisa jurídica
Experiência Minima – 5-6 anos de serviços de secretariado
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