Responsabilidade da Função:
- Administrar a área de recepção de maneira profissional, garantindo que ela esteja sempre limpa e arrumada;
- Receber calorosamente os clientes/consumidores e oferecer-lhes bebidas;
- Registrar com precisão telefonemas e mensagens de fornecedores e clientes e enviá-las imediatamente aos colegas/ encaminha-los aos respectivos colegas que desejam contactar/ reunir;
- Reservar e organizar as salas de reuniões internas com precisão;
- Auxiliar no Processo de Visto para Visitas de escritório:
Criação de Cartas Convite (LOI);
II. Reservas de hotéis, voos e transporte em coordenação com responsável;
III. Elaboração de visto ordinário e de trânsito;
IV. Reserva de atividades de Relações Publica; - Auxiliar na Coordenação do pessoal de limpeza;
- Auxiliar na coordenação e relatórios de compras e gastos de bens consumíveis do escritório como materiais de escritório, copa, e produtos e utensílios de limpeza com Logística Interna e Administração;
- Auxiliar o departamento de RH com lançamentos de horas de timesheets, biométrico e tipos de faltas para o controlo de assiduidade do pessoal e outras tarefas do departamento conforme o pedido e quando disponíveis.
Conhecimento e experiência:
- 2 anos de Experiência em recepcionista e/ou administração;
- Domínio do Microsoft Office.
Qualificações e educação exigidas:
- Conclusão ou frequência do ensino superior;
- Curso qualificado de Atendimento aos clientes, Assistente Administrativa e recepcionista;
- Comportamentos e competências pessoais;
- Capacidade de trabalhar de forma independente;
- Capacidade de tomar iniciativa e buscar orientação quando apropriado;
- Capacidade de trabalhar sobre pressão.
Habilidades profissionais específicas:
- Excelentes habilidades interpessoais e de comunicação;
- Personalidade jovial e projeção de voz eloquente – clara e precisa;
- Habilidades básicas de administração;
- Conhecimentos de informática;
- Proficiente em MS Office;
- Pesquisa na Internet;
- Literacia e numeracia;
- Bom domínio de português e inglês;
- Alemão uma vantagem.
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