Associado/a Executivo/a – Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento – PNUD

DEVERES & RESPONSABILIDADES

Garante o funcionamento eficaz e eficiente do escritório de RR / RRD com foco na obtenção dos seguintes resultados:

• Manutenção dos calendários do supervisor, contatos com visitantes de alto nível, agendamento de compromissos e reuniões, atuação como intérprete quando necessário e / ou lavratura de atas.
• Manutenção de procedimentos de protocolo.
• Preparação de materiais de briefing de alta qualidade para o supervisor para compromissos, reuniões, missões e outros eventos.
• Preparação de traduções informais.
• Gestão de missões RR / RRD e cronograma de representação.
• Manutenção de listas de parceiros de alto nível, listas telefônicas.
• Elaboração de correspondência, diretrizes, comentários em nome do RR / DRR para sua assinatura e acompanhamento quando necessário.
• Uso de sistemas automatizados de gerenciamento de escritório para o funcionamento eficaz do escritório RR / DRR.

Garante o fornecimento de suporte de comunicação eficaz para o escritório com foco na obtenção dos seguintes resultados:

• Manutenção do sistema de arquivo garantindo a guarda de materiais confidenciais. Uso de sistema de arquivamento automatizado.

• Coordenação do fluxo de informações no escritório, acompanhamento dos arquivos de circulação.
• Facilitação do compartilhamento de informações entre o Escritório do Coordenador Residente da ONU (RCO), o Escritório Executivo do RR e RRD e outras agências da ONU.
• Acompanhamento dos prazos, compromissos assumidos, ações realizadas e coordenação da coleta e envio dos relatórios ao RR / RRD.
• Triagem de todas as chamadas e correspondências recebidas.
• Apresentação de propostas para eliminar gargalos de comunicação no escritório e agilizar os procedimentos de escritório entre os escritórios do supervisor e divisões subordinadas

Garante a facilitação da construção e gestão do conhecimento com foco na obtenção dos seguintes resultados:

• Contribuições sonoras para redes de conhecimento e comunidades de prática.
• Organização de treinamentos especializados para secretárias.
• Organização de treinamentos para funcionários da ONU em questões de coordenação, administração e protocolo

COMPETÊNCIAS

Competências Centrais

Inovação

• Capacidade de fazer com que ideias novas e úteis funcionem

Liderança

• Capacidade de persuadir outros a seguir

Gestão de Pessoas

• Capacidade de melhorar o desempenho e a satisfação

Comunicação

• Capacidade de ouvir, adaptar, persuadir e transformar

Entrega

• Capacidade de fazer as coisas

Competências técnicas / funcionais

Administração de escritório

• Capacidade de gerenciar as atividades diárias do escritório (incluindo, mas não se limitando a, gestão de viagens, gestão de documentação, política e manutenção de procedimentos) para atender às necessidades operacionais

Parcerias

• Capacidade de se envolver com outras agências, doadores e outras partes interessadas no desenvolvimento e criar relações de trabalho produtivas

Conhecimento de trabalho / especialização técnica

• Compreende os principais processos e métodos de trabalho relativos ao cargo. Possui conhecimento básico das políticas e procedimentos organizacionais relativos ao cargo e os aplica de forma consistente nas tarefas de trabalho. Esforça-se para manter o conhecimento do trabalho atualizado por meio do estudo autodirigido e outros meios de aprendizagem. Demonstra bom conhecimento de tecnologia da informação e o aplica em atribuições de trabalho

Mudar a gestão

• Capacidade de aplicar uma abordagem sistemática para adaptar, controlar e efetuar mudanças

Gerenciamento de riscos

• Capacidade de identificar e priorizar riscos e organizar ações para mitigá-los

Gestão do Conhecimento e Comunicações

• Capacidade de gerenciar e compartilhar informações e conhecimento com eficiência