Assistente Executivo/a

• Assumir / realizar responsabilidades administrativas e de secretariado para o Diretor-Presidente para a administração eficaz do Banco e auxiliar na coordenação e organização de eventos e funções em todo o Banco.
  • Auxiliar o Chefe de Assuntos Corporativos e Marca e Marketing (CABM), África do Sul, para conduzir e entregar a estratégia de CA e Marca e Marketing para Angola, garantindo uma entrega consistente e alinhada com a região, bem como a agenda global.
  • Apoiar a execução da agenda de engajamento da comunidade do Banco e iniciativas para o país, envolvendo-se com o público externo e interno para promover a agenda do Banco no país e garantir que suas realizações sejam bem compreendidas.
  • Assistir na implementação da estratégia de comunicação interna para Angola conforme definida pelo Chefe da CABAM Southern Africa.

responsabilidades chave

• Organiza nomeações internas e externas do CEO e recebe convidados do CEO.
  • Organiza reuniões / teleconferências e coordena a agenda do CEO.
  • Coordena a reserva de salas de reuniões e equipamentos de apresentação para o cliente do CEO e reuniões / apresentações da equipe geral.
  • Garante que o CEO esteja ciente e participe de reuniões / apresentações / conferências na hora certa.
  • Garante que os documentos / atas exigidos pelo CEO para participação nas reuniões sejam recebidos antes da reunião para que possam ser lidos antes da reunião.
  • Certifique-se de que as atas das reuniões sejam distribuídas em tempo hábil para todos os participantes da reunião. Garante que as datas para as reuniões sejam agendadas e planejadas em conjunto com os PA’s / EA’s do departamento relevante.
  • Transmissão das instruções do CEO aos Chefes de Departamento, Sede e outros contactos externos por correspondência escrita, telefone e garantia do seu seguimento.
  • Seleção das chamadas telefônicas do CEO e transmissão de mensagens precisas ao CEO.
  • Digitação da correspondência, relatórios, memorandos, fac-símiles do CEO, etc.
  • Recebimento, envio e arquivamento de correspondência confidencial e implantação do sistema de arquivamento do CEO.
  • Responde à correspondência de rotina e outras perguntas em nome do CEO, conforme solicitado.
  • Analisa as prioridades e rotas da correspondência da CEO para corrigir os departamentos em sua ausência.
  • Lida com faxes e e-mails recebidos e enviados.
  • Responde a perguntas gerais da equipe e auxilia sempre que possível. Responde a convites recebidos pelo CEO, obtém detalhes relevantes e agenda de acordo.
  • Reúne e envia as declarações de despesas mensais do CEO e garante que os pagamentos sejam processados ​​pelo Departamento Financeiro.
  • Garante que o recebimento, autorização e pagamento de todas as faturas da Administração Geral estão em ordem.
  • Gerencia o direcionamento do dia-a-dia de faturas de diversos departamentos assinadas pelo CEO para pagamento ao Departamento Financeiro.
  • Coordena o plano de licença do CEO e garante seu envio aos Recursos Humanos.
  • Organiza reservas de viagens / voos / hotéis / vistos / transferências conforme necessário para o CEO, funcionários internacionais e outros funcionários do Banco com provedores de serviços confiáveis ​​e eficientes, com ênfase nos custos em conjunto com o Gerente de Gestão da Cadeia de Suprimentos / CFO.
  • Atende a todos os aspectos relacionados à organização de conferências para o escritório do CEO.
  • Atua como elo de ligação entre o AME / Sede do Cluster e o CEO no que diz respeito à organização de reuniões e coordenação dos preparativos de viagem para o grupo de visitantes de nível sênior e membros do conselho.
  • Organiza almoços de gestão, almoços com clientes / bancos para funções de CEO e staff.
  • Auxilia os Chefes de Departamento relevantes na coordenação de treinamento, funções e workshops para a Gerência Geral e funcionários.
  • Pedidos e controles de requisitos de papelaria do departamento.
  • Alinhando a agenda de engajamento da comunidade do Banco e iniciativas com o país através do estabelecimento de um comitê interbancário, que é responsável pela implementação da comunidade identificada, agenda de voluntariado de funcionários com orientação fornecida pelo Chefe de Assuntos Corporativos de Branding e Marketing da África Austral.
  • Certifique-se de que todo o material de marketing e impresso esteja de acordo com as diretrizes da marca
  • Garantir a entrega de dashboard mensal, trimestral e semestral, relatórios conforme exigido por Corporate Affairs, Brand & Marketing.
  • Conduza a agenda de comunicações internas para o CEO com orientação e assistência do Chefe do CABM do Southern Africa Cluster.
  • Identificar oportunidades de mídia local para o CEO em consulta com o chefe da CABM na África do Sul para chegar a um acordo sobre as mensagens.
  • Auxiliar na identificação de áreas de risco de reputação na mídia e providenciar a tradução a ser fornecida ao Chefe da CABM na África Austral.
  • Desempenha quaisquer outras funções que possam ser atribuídas pelo CEO.

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