Assistente Executivo/a no Banco Standard Chartered 

• Assumir / realizar responsabilidades administrativas e de secretariado para o Diretor-Presidente para a administração eficaz do Banco e auxiliar na coordenação e organização de eventos e funções em todo o Banco.
  • Auxiliar o Chefe de Assuntos Corporativos e Marca e Marketing (CABM), África do Sul, para conduzir e entregar a estratégia de CA e Marca e Marketing para Angola, garantindo uma entrega consistente e alinhada com a região, bem como a agenda global.
  • Apoiar a entrega da agenda de engajamento da comunidade do Banco e iniciativas para o país, envolvendo-se com o público externo e interno para promover a agenda do Banco no país e garantir que suas realizações sejam bem compreendidas.
  • Assistir na implementação da estratégia de comunicação interna para Angola conforme definida pelo Chefe da CABAM Southern Africa.

Responsabilidades chave

• Organiza nomeações internas e externas do CEO e recebe convidados do CEO.
  • Organiza reuniões / teleconferências e coordena a agenda do CEO.
  • Coordena a reserva de salas de reuniões e equipamentos de apresentação para o cliente do CEO e reuniões / apresentações da equipe geral.
  • Garante que o CEO esteja ciente e participe de reuniões / apresentações / conferências na hora certa.
  • Garante que os documentos / atas exigidos pelo CEO para participação nas reuniões sejam recebidos antes da reunião para que possam ser lidos antes da reunião.
  • Certifique-se de que as atas das reuniões sejam distribuídas em tempo hábil para todos os participantes da reunião. Garante que as datas para as reuniões sejam agendadas e planejadas em conjunto com os PA’s / EA’s do departamento relevante.
  • Transmissão das instruções do CEO aos Chefes de Departamento, Sede e outros contactos externos por correspondência escrita, telefone e garantia do seu seguimento.
  • Seleção das chamadas telefônicas do CEO e transmissão de mensagens precisas ao CEO.
  • Digitação da correspondência, relatórios, memorandos, fac-símiles do CEO, etc.
  • Recebimento, envio e arquivamento de correspondência confidencial e implantação do sistema de arquivamento do CEO.
  • Responde à correspondência de rotina e outras perguntas em nome do CEO, conforme solicitado.
  • Analisa as prioridades e rotas da correspondência da CEO para corrigir os departamentos em sua ausência.
  • Lida com faxes e e-mails recebidos e enviados.
  • Responde a perguntas gerais da equipe e auxilia sempre que possível. Responde a convites recebidos pelo CEO, obtém detalhes relevantes e agenda de acordo.
  • Reúne e submete as declarações de despesas mensais do CEO e garante que os pagamentos sejam processados ​​pelo Departamento Financeiro.
  • Garante que o recebimento, autorização e pagamento de todas as faturas da Administração Geral estão em ordem.
  • Gerencia o direcionamento do dia-a-dia de faturas de diversos departamentos assinadas pelo CEO para pagamento ao Departamento Financeiro.
  • Coordena o plano de licença do CEO e garante seu envio aos Recursos Humanos.
  • Organiza reservas de viagens / voos / hotéis / vistos / transferências conforme necessário para o CEO, funcionários internacionais e outros funcionários do Banco com provedores de serviços confiáveis ​​e eficientes, com ênfase nos custos em conjunto com o Gerente de Gestão da Cadeia de Suprimentos / CFO.
  • Atende a todos os aspectos relacionados à organização de conferências para o escritório do CEO.
  • Atua como elo de ligação entre o AME / Sede do Cluster e o CEO no que diz respeito à organização de reuniões e coordenação dos preparativos de viagem para o grupo de visitantes de nível sênior e membros do conselho.
  • Organiza almoços de gestão, almoços com clientes / bancos para CEO e funções de staff.
  • Auxilia os Chefes de Departamento relevantes na coordenação de treinamento, funções e workshops para a Gerência Geral e funcionários.
  • Pedidos e controles de requisitos de papelaria do departamento.
  • Alinhando a agenda de engajamento da comunidade do Banco e iniciativas com o país através do estabelecimento de um comitê interbancário, que é responsável pela implementação da comunidade identificada, agenda de voluntariado de funcionários com orientação fornecida pelo Chefe de Assuntos Corporativos de Branding e Marketing da África Austral.
  • Certifique-se de que todo o material de marketing e impresso esteja de acordo com as diretrizes da marca
  • Garantir a entrega de dashboard mensal, trimestral e semestral, relatórios conforme exigido por Corporate Affairs, Brand & Marketing.
  • Conduza a agenda de comunicações internas para o CEO com orientação e assistência do Chefe do CABM do Southern Africa Cluster.
  • Identificar oportunidades de mídia local para o CEO em consulta com o chefe da CABM na África do Sul para chegar a um acordo sobre as mensagens.
  • Auxiliar na identificação de áreas de risco de reputação na mídia e providenciar a tradução a ser fornecida ao Chefe da CABM na África Austral.  
  • Desempenha quaisquer outras funções que possam ser atribuídas pelo CEO.

Estratégia

• Conscientização e compreensão da estratégia de negócios da empresa e do modelo apropriado para a função.

O negócio

• Conscientização e compreensão do ambiente mais amplo de negócios, econômico e de mercado em que a empresa opera.

Pessoas e Talento

• Lidere pelo exemplo e construa a cultura e os valores apropriados. Defina o tom e as expectativas apropriadas de sua equipe e trabalhe em colaboração com parceiros de risco e controle.

Gerenciamento de riscos

• Responsável por identificar, avaliar, monitorar, controlar e mitigar riscos para a empresa. Além disso, uma consciência e compreensão dos principais riscos que a empresa enfrenta e o papel que o indivíduo desempenha na sua gestão.
• Fornecer liderança no CEO Office para cumprir os mais altos padrões de conduta e práticas regulatórias e de negócios, conforme definido pelos requisitos internos e externos.
• Compreender e garantir o cumprimento, na letra e no espírito, de todas as leis, regulamentos e diretrizes aplicáveis, incluindo aquelas que regem as atividades de valores mobiliários, legislação empresarial, combate à lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo e sanções; as políticas e procedimentos do Grupo; e o Código de Conduta do Grupo.
• Assuma a responsabilidade pessoal por compreender os requisitos de risco e conformidade da função. Identificar, escalonar, mitigar e resolver questões de risco e conformidade de maneira eficaz e colaborativa.

Governança

• Responsável por avaliar a eficácia dos arranjos da firma para fornecer governança, supervisão e controles eficazes nos negócios e, se necessário, supervisionar as mudanças nessas áreas.
• Conscientização e compreensão da estrutura regulatória na qual a empresa opera e dos requisitos regulatórios e expectativas relevantes para a função.
• Responsável por fornecer ‘governança efetiva “, capacidade de desafiar seus colegas executivos de forma eficaz; e vontade de trabalhar com quaisquer reguladores locais de forma aberta e cooperativa.
• Fornecer liderança unificada e garantir uma governança forte de ponta a ponta em todos os assuntos relacionados à empresa. [de Exco ToRs]

Conduta regulatória e comercial

• Mostre uma conduta exemplar e viva os Valores e o Código de Conduta do Grupo.
• Assuma a responsabilidade pessoal por incorporar os mais altos padrões de ética, incluindo regulamentação e conduta comercial, em todo o Standard Chartered Bank. Isso inclui compreender e garantir o cumprimento, na letra e no espírito, de todas as leis, regulamentos, diretrizes aplicáveis ​​e o Código de Conduta do Grupo.
• Lidere o Escritório do CEO em Angola  para alcançar os resultados estabelecidos nos Princípios de Conduta do Banco: [Resultados justos para os clientes; Mercados financeiros eficazes; Conformidade de Crimes Financeiros; O ambiente certo.] *
• Identificar, escalonar, mitigar e resolver questões de risco, conduta e conformidade de maneira eficaz e colaborativa.

Os principais interessados

interno

• CEO
• Escritório do CEO da África do Sul
• BPM
• Equipe de Gestão do País
• CABM Head, Southern Africa
• Controle de câmbio
• PA’s / EA’s & BPM’s de Cluster e Região

Externo

• Bancos Locais
• Bancos Internacionais
• Banco Nacional de Angola
• Comissão de Mercado de Capitais
• Embaixadas, Ministérios do Governo
• Associação Bancária de Angola
• Agentes de viagem
• Hotéis, restaurantes e locais de conferências
• Clientes SCB
• Casas de mídia local

Outras responsabilidades

• Embed Here for good e marca e valores do Grupo no CEO Office, África do Sul e África Austral.
• Desempenhar outras responsabilidades atribuídas nas políticas e procedimentos do Grupo, País, Negócio ou Funcional.

QUALIFICAÇÕES:

O candidato ideal idealmente terá as seguintes habilidades e experiência:

• Experiência de secretariado de nível sênior é um requisito.
• Confortável em lidar com a alta administração em diferentes países e culturas.
• Um arranque automático com um estilo ‘prático’ e capaz de operar com um mínimo de orientação.
• Responsivo e capaz de prestar atenção meticulosa aos detalhes (principalmente em documentos).
• Boa comunicação com forte domínio de inglês e português.
• Confiável, discreto e diplomático.
• Uma abordagem flexível para trabalhar e capaz de trabalhar horas extras, conforme necessário.
• Um jogador de equipe que demonstra boas habilidades interpessoais com capacidade de priorizar a carga de trabalho e gerenciar prioridades conflitantes.
• Auto motivação, confiança, entusiasmo e aplicação prática.
• Capaz de realizar várias tarefas e gerenciar diversos produtos com eficácia.
• Excelentes habilidades organizacionais
• Alto senso de urgência