Descrição do posto
Na TotalEnergies EP Angola, o/a assistente executivo/a desempenha tarefas que são essenciais para o bom funcionamento da sua área, garantindo a eficiência colectiva da entidade.
Está em constante interação e coordenação com as diferentes entidades da filial Angola, actuando como interface de logística entre as equipas e assegurando que a informação seja devidamente divulgada em todas as áreas de actividade, bem como, junto do restante secretariado da filial Angola.
Em termos gerais, o/a assistente executivo/a é responsável pela gestão administrativa e documental.
A eficiência e a confidencialidade são, portanto, essenciais para esta função. Pois, o/a assistente executivo/a gere toda a administração de dados, qualquer que seja o seu formato (digital ou papel), prepara e participa em reuniões, redige as actas, compila e segue os planos de acção definidos, o que implica análise, rigor, organização e domínio das diversas ferramentas informáticas.
É também o/a assistente executivo/a que processa, utiliza e controla a informação. Recebe e transmite o correio, organiza as viagens do staff, organiza os eventos da entidade, filtra as comunicações e faz contactos, tanto interna como externamente.
O/A assistente promove o uso de ferramentas e métodos de trabalho junto dos colaboradores da sua área.
Numa empresa internacional como a TotalEnergies, o domínio de uma ou mais línguas estrangeiras é essencial. Nomeadamente o inglês e/ou o francês.
Esta profissão, torna-se cada vez mais, num apoio fulcral para o bom funcionamento da empresa, no cruzamento das actividades diárias e dos projectos da Companhia.
Perfil:
Nacionalidade angolana;
Técnico Médio, com formação técnica de secretariado ou conhecimentos dos métodos e técnicas inerentes à posição de assistente;
Bons conhecimentos da ferramenta Microsoft Office (WORD, EXCEL e POWERPOINT), com boas práticas de mensagens e ferramentas de agenda partilhada;
Boa metodologia de trabalho, rigor na execução das tarefas, disponibilidade e pontualidade bem como de comunicação (oral e escrita), autonomia, gestão de prioridades, resistência ao stress e sigilo profissional;
Bom dominio da língua inglesa, o Francês é uma mais valia.
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